Kurz gesagt — Ein Projektbudget für ein Schweizer Fördergesuch ist das Projekt in Zahlen, und das Erste, worauf eine Stiftung schaut. Zeigen Sie einen realistischen Finanzierungsplan mit Eigenmitteln, Eigenleistungen und weiteren Geldgebern, führen Sie die Kosten in klaren, begründbaren Positionen auf, beantragen Sie einen glaubwürdigen Betrag — nicht das Maximum — und bauen Sie das Budget von Anfang an so, dass Sie später darüber Bericht erstatten können.
Viele kulturelle und soziale Projekte stolpern über dasselbe Hindernis: das Budget. Die Geschichte können die meisten erzählen, mit den Zahlen tun sie sich schwer. Dabei ist das Budget keine bürokratische Beilage, die man am Schluss erledigt: Es ist das Projekt in Zahlen, und das Erste, woran eine Schweizer Stiftung erkennt, ob das Gegenüber weiss, was es tut. Budgets und Schlussabrechnungen zu erstellen ist ein zentraler Teil meiner Arbeit; hier zeige ich, wie ein Budget aufgebaut wird, das ein Geldgeber ernst nimmt. Es ist der zweite Schritt im Leitfaden zum Fundraising, und es geht Hand in Hand mit dem Schreiben des Dossiers.
Warum das Budget über das Gesuch entscheidet
Wer Gesuche prüft, liest das ganze Jahr Budgets. Sie sehen in Sekunden, ob die Zahlen realistisch sind oder nur eingesetzt, damit die Rechnung aufgeht. Ein stimmiges Budget sagt etwas, das kein Satz sagen kann: dass die Organisation mit Geld umgehen und darüber Rechenschaft ablegen kann. Es ist der Beweis Ihrer Zuverlässigkeit, bevor das Projekt überhaupt begonnen hat.
Einnahmen: zuerst die eigenen Mittel und die anderen Geldgeber
Eine Stiftung deckt selten die gesamten Kosten eines Projekts allein, und sie will es fast nie. Der Einnahmenteil muss den Finanzierungsplan zeigen: Eigenmittel und Eigenleistungen, Einnahmen aus Eintritten und vor allem die weiteren beteiligten Geldgeber — mit dem Hinweis, welche Beiträge bereits gesprochen und welche noch beantragt sind. Als ich das Budget für Klima aufgebaut habe, ein mehrsprachiges Podcast-Projekt mit mehreren Partnern, war das die Zeile, auf die die Geldgeber zuerst geschaut haben: wer sonst noch dabei ist. Ein Projekt, das andere bereits tragen, ist viel leichter zu finanzieren als eines, das einer einzigen Stelle alles abverlangt.
Kosten: klare, begründete Positionen
Führen Sie die Kosten unter verständlichen Rubriken auf — Honorare, Produktion, Kommunikation, Logistik, Administration — und formulieren Sie jede Position so, dass Sie sie auf Nachfrage verteidigen können. Vermeiden Sie zwei gegenläufige Versuchungen: die Kosten aufzublähen, «weil sowieso gekürzt wird», und sie kleinzurechnen, um leichter zu wirken. Beides sieht man, und beides kostet Glaubwürdigkeit. Ein gutes Budget ist eines, in dem jede Zahl einen Grund hat, den Sie erklären können.
Der Fehler mit dem falschen Betrag
Ein unverhältnismässiger Betrag — zu hoch oder zu tief für das, was das Projekt verspricht — ist einer der schnellsten Wege, Glaubwürdigkeit zu verlieren. Zu viel zu verlangen zeigt, dass Sie die Grössenordnung der Stiftung nicht kennen; zu wenig lässt vermuten, dass das Projekt nicht zu Ende gedacht ist. Der richtige Betrag ist nicht «das Maximum»: Es ist der Betrag, der zu Ihrem Finanzierungsplan passt und zu dem, was diese Stiftung üblicherweise spricht. Es ist einer der fünf Fehler, an denen ein Gesuch scheitert.
Budget und Schlussabrechnung: zwei Seiten derselben Arbeit
Das Budget ist das, was Sie beim Beantragen vorlegen; die Schlussabrechnung ist das, was Sie danach vorlegen, um Rechenschaft abzulegen. In der Schweiz wird der Beitrag in der Regel erst nach Abschluss und Berichterstattung ausbezahlt — eine erste Tranche ist oft möglich, muss aber meistens ausdrücklich beantragt werden. Die beiden Dokumente müssen also zusammenpassen: Die Schlussabrechnung muss sich Position für Position mit dem Budget vergleichen lassen, ohne unerklärte Überraschungen. Beides von Anfang an zusammen zu denken — das Budget schon so aufzubauen, wie Sie später darüber berichten werden — macht aus einem einmaligen Beitrag eine Beziehung, die hält.
Ich erstelle Budgets und Schlussabrechnungen für kulturelle und soziale Organisationen in der Schweiz — es ist Teil meiner täglichen Arbeit.
Häufige Fragen
Warum ist das Budget im Gesuch so wichtig?
Weil es zeigt, dass das Projekt realistisch ist. Viele Gesuche scheitern nicht am Projekt, sondern an einem Budget, das nicht hält: Zahlen, die nicht zu den Zielen passen, zu tief angesetzte Kosten, kein Plan für die Berichterstattung.
Soll ich Eigenmittel und weitere Geldgeber aufführen?
Fast immer. Stiftungen decken selten 100 Prozent und sehen ein Projekt gern, das von mehreren Seiten getragen wird. Ein Finanzierungsmix macht das Budget solider und glaubwürdiger.
Müssen Budget und Schlussabrechnung übereinstimmen?
Sie müssen stimmig sein. Das Budget gehört zum Gesuch, die Schlussabrechnung zum Schlussbericht: Abweichungen muss man erklären. Wer von Anfang an plant, wie er die Ausgaben ausweist, hat bei der Abrechnung keine Probleme.
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