Kurz gesagt — Ein Stiftungsgesuch entscheidet sich daran, wie es präsentiert wird, nicht nur am Projekt. Ein vollständiges Dossier hat fünf Teile: Begleitbrief, Projektbeschrieb (Ziele, Zielgruppen, Wirkung, Zeitplan), eine kurze Vorstellung der Organisation, das Budget mit dem Finanzierungsplan und den Betrag, den Sie bei genau dieser Stiftung beantragen. Lesen Sie den Stiftungszweck, bevor Sie schreiben, fassen Sie sich klar und kurz, und reichen Sie 12 bis 18 Monate im Voraus ein.
Sie haben ein kulturelles oder soziales Projekt, Sie haben die passende Stiftung gefunden — und vor Ihnen liegt ein leeres Blatt. Hier entscheidet sich, ob ein Gesuch bewilligt oder abgelehnt wird: nicht am Wert des Projekts, sondern daran, wie es dargestellt wird. Gesuche zu schreiben ist der Kern meiner Arbeit. In diesem Leitfaden zeige ich den Aufbau, der bei Schweizer Stiftungen funktioniert — denselben, den ich für Projekte wie Voci che Connettono zur psychischen Gesundheit verwendet habe, wo die Art, ein heikles Thema einzuordnen, darüber entscheidet, ob man verstanden wird oder nicht. Wenn Sie zuerst das Gesamtbild sehen wollen, beginnen Sie beim Leitfaden zum Fundraising für Vereine in der Schweiz; hier geht es um das Dokument selbst.
Bevor Sie schreiben: die Stiftung verstehen
Das beste Dossier an die falsche Stiftung ist verlorene Mühe. Jede Stiftung kann nur unterstützen, was ihre Stiftungsurkunde erlaubt — und das Erste ist nicht schreiben, sondern lesen: den Stiftungszweck, die bereits unterstützten Projekte, die Beträge, die sie üblicherweise spricht. Erst dann wissen Sie, ob Ihr Projekt in ihren Rahmen passt und wie Sie es darstellen.
Woraus ein vollständiges Dossier besteht
Die Form ändert sich von Stiftung zu Stiftung — manche haben Online-Formulare, andere wollen einen Brief mit Beilagen —, die Substanz bleibt gleich. Ein vollständiges Dossier enthält: einen Begleitbrief, den Projektbeschrieb (Ziele, Zielgruppen, erwartete Wirkung, Zeitplan), eine Vorstellung der Trägerschaft, das Budget mit dem Finanzierungsplan und den Betrag, der bei genau dieser Stiftung beantragt wird. Nicht mehr und nicht weniger: Wer die Gesuche prüft, liest Dutzende davon und belohnt Klarheit, nicht Umfang.
Der Begleitbrief: wer, was, warum, wie viel
Der Brief ist das Erste, was bei der Stiftung gelesen wird, und er entscheidet oft, ob der Rest sorgfältig oder flüchtig gelesen wird. In wenigen Zeilen muss er vier Fragen beantworten: wer Sie sind, was Sie tun wollen, warum es gerade zu dieser Stiftung passt und wie viel Sie beantragen. Hier zählt Knappheit, nicht Begeisterung. Zwei Abschnitte, die erklären, warum das Projekt zum Stiftungszweck passt, sind mehr wert als drei Seiten guter Absichten.
Ein Projekt so beschreiben, dass es verstanden wird
Der häufigste Fehler ist, für Leute zu schreiben, die das Projekt schon kennen. Wer bei der Stiftung liest, war nicht in Ihren Sitzungen: Holen Sie ihn ab. Konkrete Ziele, präzise Zielgruppen (wie viele, wer), überprüfbare Wirkung. Bei einem sozialen Projekt wie Voci che Connettono genügt es nicht zu sagen «wir sprechen über psychische Gesundheit»: Sie müssen zeigen, was sich ändert, für wen, und wie man es misst. Das ist der Unterschied zwischen einer Idee und einem finanzierbaren Projekt. Die Schwachstelle der meisten Dossiers ist das Budget — Zahlen, die nicht zu dem passen, was das Projekt verspricht.
Was beilegen — und was nicht
Legen Sie nur bei, was das Gesuch stärkt: das detaillierte Budget, die Statuten der Trägerschaft, allfällige Partnerschreiben, eine einseitige Projektübersicht. Begraben Sie die prüfende Person nicht unter Werbematerial und unverlangten Unterlagen. Wenn die Stiftung schreibt, was sie erhalten will, liefern Sie genau das: Sich an die Vorgaben zu halten ist an sich schon ein Zeichen von Ernsthaftigkeit.
Wie und wann einreichen
Viele Stiftungen nehmen Gesuche als PDF per E-Mail entgegen, andere nur über ein Online-Portal, manche zu festen Eingabefristen. Die Regel, die wirklich zählt, ist eine andere: früh dran sein. Die Gremien tagen nur wenige Male im Jahr, und zwischen Eingabe und Entscheid vergehen Monate. In der Praxis wird ein Gesuch 12 bis 18 Monate vor der Umsetzung vorbereitet. Bei der öffentlichen Hand gelten die offiziellen Eingabefristen.
Davon zu trennen ist die Liquidität. Der Beitrag wird in der Regel erst nach Abschluss und Berichterstattung ausbezahlt — eine Stiftung zahlt kaum je im Voraus, denn wenn das Projekt nicht stattfindet, müsste sie das Geld zurückfordern. Eine erste Tranche ist oft möglich, muss aber meistens ausdrücklich beantragt werden: Planen Sie das früh ein, statt es am Schluss zu merken.
Die Checkliste vor dem Versand
- Passt der Stiftungszweck wirklich zum Projekt?
- Beantwortet der Brief auf weniger als einer Seite wer, was, warum und wie viel?
- Passt das Budget zu dem, was das Projekt verspricht, und zeigt es Eigenmittel, Eigenleistungen und weitere Geldgeber?
- Sind Zielgruppen und Wirkung konkret und überprüfbar?
- Haben Sie nur beigelegt, was verlangt oder nützlich ist?
- Sind Sie rechtzeitig dran, gemessen an den Sitzungen des Stiftungsrats?
Wenn auch nur einer dieser Punkte unsicher ist, lohnt es sich, das Dossier vor dem Versand zu überarbeiten: Ein sauber gebautes Gesuch hinterlässt auch dann einen guten Eindruck, wenn die Antwort Nein lautet — und bereitet den Boden für das nächste Mal.
Ich schreibe Gesuche an Schweizer Stiftungen und institutionelle Geldgeber — unter anderem Migros-Kulturprozent, Pro Helvetia, die Drosos Stiftung und die Ernst Göhner Stiftung — für kulturelle und soziale Organisationen.
Häufige Fragen
Wie gewinnen Schweizer Nonprofit-Organisationen Geldgeber?
Mit einem gut gebauten Projekt — klare Ziele, definierte Zielgruppen, ein glaubwürdiges Budget —, das auf den Zweck des jeweiligen Geldgebers zugeschnitten ist. Geldgeber unterstützen Projekte, die zu ihrem Auftrag passen, nicht allgemeine Appelle.
Was gehört in ein Gesuch?
Ein Begleitbrief, der Projektbeschrieb (Ziele, Zielgruppen, erwartete Wirkung, Zeitplan), eine Vorstellung der Trägerschaft, das Budget mit dem Finanzierungsplan und der beantragte Betrag. Die Form ändert sich von Geldgeber zu Geldgeber, die Substanz bleibt gleich.
An wen soll ich das Gesuch richten?
Nur an Stiftungen und Stellen, deren Zweck zum Projekt passt. Das beste Dossier an den falschen Geldgeber ist verlorene Mühe: Die Auswahl kommt vor dem Schreiben.
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